Belegfreigabe
Belege gehen erst nach DATEV, wenn jemand zugestimmt hat.
Die Eingangsrechnung ist erfasst und wäre schon auf dem Weg zur Buchhaltung – nur hat noch niemand geprüft, ob die Leistung überhaupt erbracht wurde.
Für wen das gedacht ist
Wer Belege freigeben lässt, will keine zweite Software dafür. Die Freigabe sitzt an der Stelle, an der der Beleg ohnehin vorbeikommt, und hält ihn dort fest, bis die zuständige Person zugestimmt hat.
Sie legen je Belegtyp fest, ob er freigegeben werden muss. Trifft ein solcher Beleg ein, bleibt er im Posteingang und die zuständige Person bekommt eine Aufgabe – mit Beleg, Betrag und Absender direkt daneben.
Erst nach der Zustimmung läuft der Beleg weiter nach DATEV. Wer wann freigegeben hat, steht am Vorgang und lässt sich später nachlesen.
Für Betriebe mit geteilten Zuständigkeiten – wenn erfassen und freigeben nicht dieselbe Person sind.
Das nimmt Ihnen Belegfreigabe ab
Jede Funktion in einem Satz erklärt, damit Sie vorher wissen, was Sie bekommen – und nicht erst nach dem Kauf.
Freigabe je Belegtyp
Sie entscheiden, welche Belegarten geprüft werden müssen – Eingangsrechnungen ja, Kassenbelege vielleicht nicht.
Zuständigkeit statt Zufall
Freigeben darf eine feste Person oder der zuständige Fachbereich. Ist niemand zuständig, läuft der Beleg weiter, statt unbemerkt liegen zu bleiben.
Aufgabe mit dem Beleg daneben
Die Freigabe erscheint als Aufgabe, ein Klick öffnet den Posteingang gefiltert auf „wartet auf Freigabe".
Nachvollziehbar
Wer wann zugestimmt hat, bleibt am Vorgang stehen – auch Monate später.
So sieht der Alltag damit aus
Belegtypen festlegen
Bei den Belegarten ankreuzen, welche eine Freigabe brauchen, und die zuständige Person oder den Fachbereich hinterlegen.
Beleg kommt an
Ob aus dem Portal, per E-Mail oder vom Handy: Ein freigabepflichtiger Beleg bleibt im Posteingang und erzeugt eine Aufgabe.
Freigeben
Die zuständige Person prüft und gibt frei. Danach geht der Beleg den normalen Weg nach DATEV.
Zusammen mit den anderen Produkten
Die Freigabe greift in alle Belegwege: Portal-Upload, Mail-Eingang, adviScan und den Desktop-Agenten. Die Aufgabe landet im selben Aufgabenbereich wie alles andere.
Freigeben kann nur, wer einen Zugang hat. Ohne hinterlegte zuständige Person oder Fachbereich wird nichts zurückgehalten.
Was es kostet
Jedes Paket hat feste Kontingente. Ist eines erreicht, sagt Ihnen die Anwendung Bescheid – Sie wechseln dann einfach das Paket.
Belegfreigabe
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Belege warten vor der Übertragung an DATEV auf die Freigabe der zuständigen Person.
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