advidesk
Die komplette Kanzlei-Plattform mit Mandantenportal.
Montagmorgen, drei Mandanten haben Belege geschickt: einer per Mail, einer als Foto, einer hat sie in die Cloud gelegt. Bis alles sortiert, geprüft und in DATEV ist, ist der Vormittag weg.
Für wen das gedacht ist
advidesk ist für Kanzleien gedacht, die diese Sortierarbeit loswerden wollen, ohne ihre gewohnte DATEV-Welt zu verlassen. Alles, was sonst zwischen Postfach, Ordner und Telefonat verloren geht, liegt hier an einer Stelle – bei dem Mandanten, zu dem es gehört.
advidesk ist die Arbeitsumgebung der Kanzlei und zugleich das Portal für Ihre Mandanten. Belege kommen per Foto, E-Mail oder Upload herein, werden erkannt, vorkontiert und an DATEV übergeben. Aufgaben, Fristen, Dokumente und Nachrichten liegen daneben, statt in Postfächern und Ordnern verstreut.
Jede Kanzlei bekommt eine eigene Umgebung mit eigenem Erscheinungsbild, eigenen Rollen und eigenen Rechten. Mandanten sehen nur ihren Bereich, Ihre Mitarbeitenden sehen, wofür sie zuständig sind.
Für Steuerkanzleien, die Belege, Buchhaltung, Lohn und die Zusammenarbeit mit Mandanten an einer Stelle führen wollen.
Das nimmt Ihnen advidesk ab
Jede Funktion in einem Satz erklärt, damit Sie vorher wissen, was Sie bekommen – und nicht erst nach dem Kauf.
Mandantenportal
Jeder Mandant hat einen eigenen Zugang mit Belegen, Aufgaben, Nachrichten und Auswertungen. Sie entscheiden je Mandant, welche Bereiche sichtbar sind.
Belegaustausch und DATEV-Übertragung
Belege laufen aus dem Portal, per E-Mail-Postfach, über den Desktop-Agenten oder per Handy-Kamera ein und gehen von dort nach DATEV Unternehmen online. Der Stand ist je Beleg nachvollziehbar.
Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
Texterkennung liest Belegtyp, Beträge, Steuer und Positionen aus. Aus Kreditorenprofilen und Geschäftsvorfällen entsteht ein Buchungsvorschlag mit Konto und Kostenstelle, den Sie nur noch prüfen.
Kreditoren und Debitoren
Personenkonten werden angelegt, gepflegt und mit DATEV abgeglichen. Je Lieferant lassen sich Profile hinterlegen, die den Geschäftsvorfall und die Kontenzuordnung vorgeben.
Kassenbuch
Bareinnahmen und Barausgaben erfassen, Tagesabschluss machen, fehlende Belege als Eigenbeleg ergänzen. Prüfregeln greifen, bevor eine Buchung entsteht.
BWA und Auswertungen
Betriebswirtschaftliche Auswertung, offene Posten und Kennzahlen je Mandant, direkt aus den synchronisierten Buchhaltungsdaten.
Aufgaben mit Fristen und Zuständigkeiten
Aufgaben entstehen aus Vorlagen, Anliegen der Mandanten oder Automatisierungen. Zuständig ist, wer laut Fachbereich für den Mandanten zuständig ist.
Checklisten je Mandant
Wiederkehrende Abläufe wie Jahresabschluss oder Monatsbuchhaltung als Checkliste mit Schritten, Verantwortlichen und Stand.
Dokumentenmanagement
Eigene Ordnerstruktur, Dokumentarten, Status und Eigenschaften. Dokumente lassen sich mit DATEV abgleichen und für Mandanten freigeben.
Handelsregister-Abruf
Registerdaten zu einem Mandanten abrufen, die Änderungen übernehmen und den Auszug im Dokumentenmanagement ablegen. Übernommene Daten lassen sich zusätzlich nach DATEV übertragen.
Lohnvorbereitung und Personalakte
Mitarbeitende je Mandant erfassen, Arbeitszeiten und Gehaltsbestandteile pflegen, Bewegungsdaten sammeln. Die digitale Personalakte hält Unterlagen zusammen.
Onboarding neuer Mandanten
Ein geführter Ablauf sammelt Stammdaten, Rechte und Unterlagen und übergibt den Mandanten an DATEV. Ansprechpartner werden dabei gleich als Portal-Benutzer angelegt.
Automatisierungen
Auslöser und Aktionen nach dem Wenn-Dann-Prinzip: neue Belege, Fristen oder Statuswechsel erzeugen Aufgaben, Nachrichten oder Erinnerungen.
Qualitätsmanagement
Prüfregeln, die vor Abschluss oder Kassenbuchung greifen. Sie stoppen einen Vorgang oder lösen eine Aufgabe aus, bevor ein Fehler nach draußen geht.
Nachrichten und Anliegen
Mandanten stellen Anliegen aus Vorlagen, die im richtigen Fachbereich landen. Rückfragen und Antworten bleiben beim Vorgang.
Mandatsmappen und Verträge
Vertragsvorlagen, Pakete je Rechtsform und Mandatsmappen, die zum Unterschreiben herausgehen und danach abgelegt werden.
KI-Buchhaltungsteam
Mehrere Fach-Agenten lesen Belege, ordnen Bank- und Kassenumsätze zu und schlagen Konten vor. Bei Unsicherheit geht der Vorgang zur Freigabe an die Kanzlei.
Hilfeportal mit Klick-Tutorials
Handbuch, Videos und Schritt-für-Schritt-Touren erklären jede Ansicht. Die Tipps in der Anwendung verlinken direkt auf den passenden Artikel.
So sieht der Alltag damit aus
Kanzlei einrichten
Stammdaten, Erscheinungsbild, Fachbereiche und Benutzer anlegen. Grundwerte gelten danach für jeden neuen Mandanten.
Mandanten anlegen oder übernehmen
Mandanten neu anlegen, aus adviConnect übernehmen oder mit DATEV abgleichen. Der Onboarding-Ablauf sammelt, was fehlt.
Belege laufen lassen
Mandanten laden Belege hoch oder fotografieren sie. Erkennung und Buchungsvorschlag laufen automatisch, Sie prüfen und übergeben an DATEV.
Zusammen mit den anderen Produkten
advidesk ist die Grundlage. Mandanten, die adviSales nutzen, lassen sich verbinden; Vermietung, Banking, Kasse, Shop-Anbindung und adviOffice schalten Sie je Mandant dazu. Die DATEV-Anbindung ist enthalten.
Für die Übertragung nach DATEV brauchen Sie einen eigenen DATEV-Zugang mit den passenden Berechtigungen. Ohne DATEV arbeitet advidesk weiter, Belege bleiben dann in der Plattform.
Was es kostet
Jedes Paket hat feste Kontingente. Ist eines erreicht, sagt Ihnen die Anwendung Bescheid – Sie wechseln dann einfach das Paket.
advidesk Starter
30 Tage kostenlos testen
Für kleine Kanzleien: Mandantenportal, Belege, Aufgaben und Dokumente.
- 3 Benutzer
- 25 GB Speicher
- 25.000 Dokumente
advidesk Professional
Beliebt30 Tage kostenlos testen
Der Standard für wachsende Kanzleien: mehr Benutzer, mehr Speicher, Automatisierung.
- 10 Benutzer
- 100 GB Speicher
- 150.000 Dokumente
advidesk Kanzlei
30 Tage kostenlos testen
Ohne Grenzen: für Kanzleien mit vielen Mitarbeitenden und hohem Belegaufkommen.
- Unbegrenzt Benutzer
- 500 GB Speicher
- Unbegrenzt Dokumente
Das passt gut dazu
adviSales
Angebote und Rechnungen schreiben, Belege an die Kanzlei geben.
Vermietung & Verpachtung
Objekte, Mietverhältnisse und Betriebskosten an einer Stelle.
Banking
Kontoauszüge einlesen und Rechnungen zuordnen.
Konto erstellen und loslegen.
Ein Konto für alle Produkte. Preise sehen Sie vorher, buchen können Sie monatlich oder jährlich. Für Steuerkanzleien ist der Zugang kostenlos.